Deskripsi Majalah Online
Judul | Refleksi 25 tahun Perpustakaan Nasional RI: menuju total quality services |
Majalah | Visi Pustaka |
Edisi | Vol. 07 No. 1 - Juni 2005 |
Abstrak | Keterlambatan pemerintah untuk memberdayakan institusi informasi melahirkan masyarakat yang jauh dari budaya baca, inti dari pendidikan sebagian besar didominasi oleh kegiatan membaca, dapat dikatakan proses belajar adalah proses membaca. Kedudukan Perpustakaan Nasional selaku perpustakaan yang berskala nasional, maka tolok ukur keberhasilan pencapaian visi dan misi perpustakaan ialah kepuasan masyarakat di seluruh wilayah Indonesia. Ada tiga kunci memberikan layanan perpustakaan kepada pengguna jasa perpustakaan yaitu meliputi: kemampuan memahami kebutuhan dan keinginan masyarakat, termasuk tipe-tipe pengguna perpustakaan. Pengembangan database yang akurat dan pemanfaatan informasi yang diperoleh dari riset pengguna perpustakaan dalam suatu kerangka strategik. |
Keyword | Perpustakaan Nasional; Layanan; Pengguna; Kualitas |
Pengarang | |
Subjek | Perpustakaan, Pelayanan Sejarah - Perpustakaan |
Sumber | |
Artikel Lengkap | Â
A. Pendahuluan Uraian di atas menunjukkan bahwa perhatian pemerintah terhadap perkembangan perpustakaan boleh dikatakan terlambat. Ibu Pertiwi yang dilahirkan secara merdeka tahun 1945, baru melahirkan perpustakaan nasional 35 tahun kemudian (1980). Ironisnya lagi, pemerintah membutuhkan waktu 9 tahun untuk mengakui perpustakaan nasional sebagai "anak kandung" yang sejajar dengan "anak-anak" yang lain dengan status mandiri (LPND, tahun 1989). Bandingkan dengan Malaysia, yang merdeka pada tahun 1963, telah mampu melahirkan Perpustakaan Negara Malaysia pada tahun 1971. Jepang yang hancur lebur di bombardir bom atom sekutu tahun 1945, telah melahirkan Perpustakaan Nasional 3 tahun kemudian (1948). B. Dampak Keterlambatan Keterlambatan pemerintah untuk memberdayakan institusi pusat informasi dan minat baca mengakibatkan lahirlah suatu masyarakat yang jauh dari budaya membaca. Padahal, menurut H.A.R Tilaar (1999), membaca pada hakekatnya merupakan proses untuk memiliki ilmu pengetahuan. Proses memiliki ilmu pengetahuan merupakan suatu proses yang lebih dikenal dengan belajar. Belajar yang merupakan inti dari pendidikan sebagian besar didominasi oleh kegiatan membaca. Ilmu pengetahuan yang berkembang sangat pesat itu tidak mungkin lagi dapat dikuasai melalui proses mendengar atau proses transisi dari sumber ilmu pengetahuan (guru) tetapi melalui berbagai sumber ilmu pengetahuan yang hanya dapat diketahui melalui proses membaca. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa proses belajar adalah proses membaca. Proses membaca adalah proses memberikan arti kepada dunia (give meaning to the world). Hal ini berarti bahwa pemberi arti itu sendiri terus berkembang. Perkembangan arti yang dikenal sebagai wawasan dari arti tersebut berkembang melalui bacaan baik bersumber dari buku maupun bacaan melalui media elektronika. Pemberian arti terhadap dunia melalui "documented vision" yaitu dengan jalan membaca, atau dengan cara visual dari alat-alat media elektronika. Ironisnya, masyarakat kita sudah terlanjur tenggelam dalam budaya irassional, klenik, pornografi, dan hedonisme. Mereka larut dalam budaya yang steril dari budaya ilmu, ilmiah, dan rasional. Tayangan televisi yang didominasi oleh tayangan klenik dan misteri seperti dunia lain, gentayangan, percaya tidak percaya, dan berbagai sinetron misteri menunjukkan bahwa masyarakat belum mampu membebaskan diri dari tradisi takhayul. Anehnya lagi, di negeri ini pornografi dan kekerasan telah menjadi acara penghibur masyarakat melalui layar kaca. Bandingkan dengan tradisi masyarakat negara-negara yang sudah maju mereka lebih tertarik untuk menyelidiki dan mengekpos tayangan televisi yang lebih bertradisi ilmiah, semacam discovery channel dan harunyahya channel dengan mengungkap berbagai rahasia kehidupan binatang. Tradisi ilmiah tidak dapat dibangun dengan sekejap mata, melainkan bertitik tolak dari tradisi membaca. Tradisi membaca fungsional inilah yang sejak lama memperoleh perhatian dari pemerintahan negara-negara maju, sehingga mampu menghasilkan masyarakat yang bercorak ilmiah dan rasional. Alvin Toffler mengatakan siapa yang menguasai informasi berarti telah menguasai dunia. Perpustakaan nasional sebagai pusat informasi sangat diperlukan oleh masyarakat untuk menuju jendela kemajuan peradaban. Masyarakat yang "melek" informasi tentu akan lebih mudah memberdayakan dirinya sendiri dan lingkungannya. Sebaliknya, masyarakat yang "buta" informasi akan sulit untuk memberdayakan dirinya sendiri, bahkan pada titik kritis ia akan "diperdayai" oleh orang atau bangsa lain sang penguasa informasi. Fenomena TKI (Tenaga Kerja Indonesia) di luar negeri yang cenderung buta informasi membuktikan hal ini. Mereka diperlakukan secara tidak manusiawi karena minimnya akses terhadap informasi. C. Ruang Lingkup Layanan Dari visi dan misi di atas, penulis sangat tertarik dengan misi yang ke -3, yaitu menyelenggarakan layanan perpustakaan. Layanan perpustakaan ini diselenggarakan dalam rangka meningkatkan kualitas kehidupan bangsa. Jadi, Perpustakaan Nasional RI memiliki peranan yang cukup signifikan untuk meningkatkan kualitas hidup bangsa ini dengan tugas pokok, fungsi, dan kewenangan yang dimilikinya. Tolok ukur kesuksesan suatu organisasi dapat dilihat sejauh mana ia mampu melayani masyarakat dengan baik. Tanpa bermaksud mengecilkan fungsi lainnya, fungsi layanan inilah yang semestinya lebih dikedepankan oleh Perpustakaan Nasional RI daripada fungsi pembinaan, pengembangan, dan pelestarian. Mengingat keberadaan suatu perpustakaan hakekatnya adalah untuk melayani masyarakat. Mengingat kedudukannya selaku perpustakaan yang berskala nasional, maka tolok ukur keberhasilan pencapaian visi dan misi Perpustakaan Nasional RI ialah adanya kepuasan masyarakat di seluruh wilyah Indonesia terhadap kinerja dan layanan yang ditunjukkan oleh Perpustakaan Nasional RI. Jadi, Perpustakaan Nasional RI jangan hanya sebatas memberikan layanan kepada masyarakat se-Jabotabek saja, melainkan masyarakat se-Indonesia yang merasa perlu dilayani oleh jasa Perpustakaan Nasional RI. Keadaan dan luasnya geografis republik tercinta ini, tentu bukanlah suatu halangan bagi Perpustakaan Nasional RI untuk memberikan layanan yang terbaik kepada publik. Mengingat saat ini adalah era teknologi informasi yang mampu menembus sekat waktu dan tempat, bukan hanya dalam satu negara saja, bahkan antar negara. Selain itu, terjalinnya komunikasi yang baik antara Perpustakaan Nasional RI dengan Perpustakaan Daerah Provinsi, Perpustakaan Umum Kabupaten/Kota, Perpustakaan Kecamatan/Desa, Perpustakaan Sekolah, dan Perpustakaan Perguruan Tinggi juga menunjukkan kualitas layanan yang diberikan kepada masyarakat. Artinya, selaku institusi pembina seluruh perpustakaan di tanah air secara moral Perpustakaan Nasional RI turut bertanggung jawab terhadap kualitas layanan yang diberikan oleh perpustakaan "dibawahnya". Dengan kata lain peningkatan kualitas perpustakaan di tanah air merupakan tanggung jawab Perpustakaan Nasional RI sebagai bentuk layanan tidak langsung kepada masyarakat. Sebagaimana juga Departemen Pendidikan Nasional merupakan penanggung jawab utama keberhasilan pendidikan di tanah air, yang dilaksanakan oleh institusi pendidikan di daerah. Otonomi daerah yang mulai digulirkan sejak tahun 1999, sering menjadi kambing hitam tidak terjalinnya komunikasi yang baik antara Perpustakaan Nasional RI dengan perpustakaan di daerah. Dalam setiap tantangan, pada hakekatnya selalu tersimpan peluang. Begitu juga dengan otonomi daerah, bukanlah penghalang bagi Perpustakaan Nasional RI untuk bergerilya ke daerah "untuk menyadarkan" Bupati, DPRD, Dinas Pendidikan, dan perangkat daerah lainnya agar memberikan ruang dan tempat yang terhormat kepada perpustakaan. Perpustakaan Nasional RI jangan hanya mengadakan kegiatan seminar di pusat saja, melainkan perlu turun gunung membangunkan elit pemerintah kabupaten/kota yang masih "tidur minatnya" untuk mengembangkan perpustakaan di daerahnya. Meningkatkan kualitas perpustakaan di daerah merupakan pekerjaan rumah yang berat bagi Perpustakaan Nasional RI. Mengingat (1) Dari 200.000 Sekolah Dasar hanya sekitar 1 (satu) persen yang memiliki perpustakaan standar, (2) Dari sekitar 70.000 Sekolah Lanjutan Tingkat Pertama (SLTP) baru 34 % yang memiliki perpustakaan standar, (3) Dari sekitar 14.000 Sekolah Menengah Umum hanya sekitar 54 % yang memiliki perpustaakaan standar, (4) Dari sekitar 4.000 Perguruan Tinggi hanya kurang lebih 60 % yang mempunyai perpustakaan standar. (5) Sedangkan untuk perpustakaan umum, desa/kelurahan dan kecamatan tidak lebih dari 0,5 % yang memiliki perpustakaan standar (Fuad Hasan, 2001 dalam Soetarno NS, 2003) D. Aplikasi Total Quality Services (TQS) Fandy Tjiptono (1997), dalam bukunya "Prinsip-Prinsip Total Quality Service" mengungkapkan, ada tiga kunci memberikan layanan pelanggan yang unggul. Konsep ini, jika diterapkan dalam konteks layanan perpustakaan terhadap pengguna perpustakaan menjadi : pertama, kemampuan memahami kebutuhan dan keinginan masyarakat pengguna perpustakaan. Termasuk di dalamnya memahami tipe-tipe pengguna perpustakaan. Kedua, pengembangan database yang lebih akurat daripada pesaing jasa informasi lainnya. Database koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh Perpustakaan Nasional RI harus mampu bersaing dengan penyedia jasa informasi lainnya, terutama pesaing dari dunia maya. Situs internet milik Perpustakaan Nasional RI harus selalu ditingkatkan kualitas dan kuantitas ragam layanannya sehingga mampu bersaing dengan situs pencari lainnya. Terutama untuk artikel dan jurnal ilmiah hingga saat ini masih sulit diakses dari situs milik Perpustakaan Nasional RI. Penelusur internet lebih mudah mendapatkan artikel/jurnal ilmiah yang diperlukannya melalui situs pencari lainnya semacam yahoo.com dan google.com. Hal ini perlu mendapatkan perhatian dari Perpustakaan Nasional RI, agar tidak menjadi "perpustakaan ketinggalan kereta". Ketiga, pemanfaatan informasi-informasi yang diperoleh dari riset pengguna perpustakaan dalam suatu kerangka strategik yang diwujudkan dalam pengembangan relationship marketing, yang bercirikan : (1) berfokus pada customer retention, (2) orientasi pada manfaat jasa perpustakaan, (3) layanan pemakai sangat diperhatikan dan ditekankan, (4) komitmen terhadap pengguna perpustakaan sangat tinggi, (5) kontak dengan pengguna perpustakaan sangat tinggi, dan (6) kualitas jasa perpustakaan memperoleh perhatian semua pihak. Untuk menopang riset pengguna perpustakaan ini, situs internet milik Perpustakaan Nasional RI perlu membuka fasilitas mailing list sebagai arena komunikasi dan diskusi antara pengguna perpustakaan dengan Perpustakaan Nasional RI maupun antar pengguna perpustakaan sendiri. Dalam Total Quality Services, ada tiga level harapan pengguna perpustakaan mengenai kualitas. Level pertama, harapan pengguna perpustakaan yang paling sederhana dan berbentuk asumsi. Misalnya : (a) Saya berharap dapat menemukan artikel jurnal ilmiah di situs milik Perpustakaan Nasional RI untuk referensi penulisan skripsi saya. (b) Saya berharap dapat mengakses situs pnri.go.id dengan mudah. Level kedua, harapan yang lebih tinggi daripada level satu, yang dicerminkan dalam pemenuhan persyaratan atau spesifikasi. Seperti : (a) Afifah berharap dilayani dengan ramah oleh petugas Perpustakaan Nasional RI. (b) Ketika berkunjung ke Perpustakaan Nasional RI, Lastri dilayani oleh pustakawan yang sangat ramah, informatif, dan berwawasan luas. Level ketiga, harapan yang lebih tinggi daripada level satu dan dua, yaitu yang menuntut suatu kesenangan atas jasa yang sangat bagus sehingga membuat seseorang tertarik. Misalnya : (a) Sembilan puluh persen informasi yang saya perlukan untuk menulis thesis ini, kudapatkan dari Perpustakaan Nasional RI. (b) Habib sangat berharap koleksi bahan pustaka Perpustakaan Nasional RI dapat berdiri sejajar dengan Perpustakaan Nasional negara-negara maju. (c) Ilham sangat mengharapkan agar setiap email yang ia kirim ke Perpustakaan Nasional RI segera mendapat jawaban yang memadai. E. Strategi TQS Dalam Memelihara Kualitas Layanan Kedua, sistem umpan balik untuk meningkatkan kualitas layanan terhadap pengguna perpustakaan. Umpan balik sangat diperlukan untuk melakukan evaluasi dan perbaikan yang berkesinambungan. Untuk itu, perpustakaan perlu mengembangkan sistem yang responsif terhadap kebutuhan, keinginan, dan harapan pengguna perpustakaan. Informasi umpan balik harus difokuskan pada hal-hal berikut : (a) memahami persepsi pengguna perpustakaan terhadap perpustakaan, (b) mengukur dan memperbaiki kinerja perpustakaan, (c) mengubah bidang-bidang terkuat perpustakaan menjadi faktor pembeda dengan penyedia jasa informasi lainnya, (d) mengubah kelemahan menjadi peluang untuk berkembang, sebelum pesaing lain melakukannya, dan (e) menunjukkan komitmen perpustakaan pada kualitas dan para pengguna perpustakaan. Salah satu umpan balik yang perlu diperhatikan oleh Perpustakaan Nasional RI adalah penanganan keluhan pengguna perpustakaan. Dalam menghadapi pengguna yang tidak puas dengan layanan yang diberikan, perpustakaan perlu menumbuhkan empati untuk mendinginkan suasana. Perpustakaan perlu mendengarkan keluhan pengguna tentang kekecewaannya yang tidak menemukan informasi yang dicarinya. Perpustakaan tidak perlu sibuk membela diri dalam menghadapi keluhan dari pengguna, melainkan berusaha mencari solusi yang terbaik bagi pengguna perpustakaan. Keluhan dari pengguna harus segera ditanggapi oleh pihak perpustakaan, jika tidak, perpustakaan akan ditinggalkan oleh penggunanya. Citra perpustakaan yang sudah semakin baik di mata publik, janganlah dicemari dengan keterlambatan penanganan keluhan. Dengan penanganan keluhan yang cepat tepat diharapkan dapat mengeliminasi sebagian besar ruang kekecewaan publik terhadap perpustakaan. Perpustakaan jangan sampai terkontaminasi oleh patologi birokrasi yang terkenal dengan layanan yang bertele-tele, lambat, tidak jelas, dan berkomitmen rendah terhadap publik. Komunitas sosial semacam ini sudah lama dibentuk oleh penerbit buku untuk menjaga loyalitas pembeli buku terhadap pihak penerbit. Penerbit Gramedia, misalnya merupakan penerbit yang sudah cukup lama berkecimpung dalam pembentukan klub buku. Tahun 1995 Gramedia Book Club (GBC) didirikan dan sejak tahun 1999 tidak hanya GBC, penerbit ini menawarkan VIP Card yang banyak memberikan kemudahan bagi anggotanya. Tujuannya, tak lain adalah untuk memupuk ikatan dengan pelanggan-pelanggan setia Gramedia di manapun berada (Kompas, 19 Maret 2005). Perpustakaan Nasional RI dapat meniru langkah penerbit ini dengan memberikan kemudahan-kemudahan tertentu kepada komunitas penggemar buku yang difasilitasi pembentukannya oleh perpustakaan. Perpustakaan dapat mengirimkan informasi terbaru yang dimilikinya via email kepada anggota komunitas penggemar buku, baik yang berupa daftar koleksi bahan pustaka terbaru yang dimilikinya maupun kegiatan-kegiatan yang diselenggarakan oleh perpustakaan. Kemudahan lain dapat berupa pemberian kartu anggota khusus yang dapat digunakan untuk mengakses perpustakaan di seluruh tanah air yang memiliki jaringan komunikasi dengan Perpustakaan Nasional RI. Meskipun Perpustakaan Nasional RI tidak melayani peminjaman bahan pustaka, namun pendataan, registrasi dan pemberdayaan keanggotaan perpustakaan tidak dapat diabaikan begitu saja. Bahkan, merupakan suatu keharusan di era globalisasi informasi ini. Untuk memanjakan anggota komunitas penggemar buku yang dinaunginya, situs internet Perpustakaan Nasional RI hendaknya membuka kegiatan mailing list sebagai sarana komunikasi bagi anggota penggemar buku tersebut. Di dunia maya, mailing list yang mempersatukan para penggemar buku cukup banyak ditemukan seperti tintin_id@yahoogroups.com yang hingga saat ini beranggotakan 200 orang. Mailing list ini merupakan ajang komunikasi dan diskusi Komunitas Tintin Indonesia yang dipersatukan oleh kecintaannya terhadap komik petualangan tintin yang sangat terkenal pada tahun 1975. Penggemar Karl May pun juga memiliki mailing list tersendiri, bahkan memiliki situs tersendiri indokarlmay.com. Seandainya pihak perpustakaan "tanggap ing sasmita", mailing list semacam ini mestinya muncul di situs pnri.go.id. Loyalitas pengguna kepada perpustakaan juga dapat ditempuh dengan memberi wadah bagi penulis-penulis pemula dalam situs pnri.go.id. Situs milik Perpustakaan Nasional RI ini dapat membuka layanan khusus tentang dunia tulis-menulis yang meliputi : teknik penulisan artikel, novel, puisi, maupun karya tulis lainnya. Pembukaan layanan khusus tentang kepenulisan ini sangat penting, mengingat budaya menulis merupakan tindak lanjut dari budaya membaca yang menjadi misi perpustakaan. Mengembangkan budaya baca tanpa diikuti dengan budaya tulis, ibarat "membangun rumah tanpa atap", sangat rentan terhadap terpaan angin budaya lainnya. Pengembangan budaya tulis ini juga sangat bermanfaat bagi para pustakawan di tanah air yang rata-rata memiliki kelemahan dalam tradisi menulis. Untuk meningkatkan tradisi menulis pustakawan, situs pnri.go.id setiap hari dapat memajang artikel karya pustakawan pada halaman beranda sebagai bentuk kepedulian perpustakaan kepada para pustakawan.. Dengan demikian, ajang ini dapat merangsang para pustakawan untuk belajar menuangkan idenya dalam bentuk tulisan. Tradisi menulis ini sangat penting bagi pustakawan karena memiliki angka kredit yang cukup tinggi. Kalau situs lain seperti penulislepas.com dapat melakukan hal ini, kenapa Perpustakaan Nasional RI tidak ? F. Penutup Tanpa mengurangi nilai penting fungsi lainnya, aspek layanan merupakan suatu fungsi yang harus dikedepankan oleh Perpustakaan Nasional RI. Mengingat keberadaan dan kehadiran perpustakaan adalah untuk melayani kepentingan masyarakat. Sedangkan aspek fungsi lainnya seperti pembinaan, pengembangan, dan pendayagunaan perpustakaan serta pelestarian bahan pustaka merupakan suatu katalisator untuk mewujudkan layanan prima perpustakaan. Layanan prima perpustakaan merupakan kunci pembuka menuju masyarakat Indonesia yang berbudaya membaca (reading society) dan berbudaya belajar (learning society). |